Төсвийн тухай

Төсөв, гүйцэтгэлийг харьцуулж, дүн шинжилгээ хийх нь танай зорилтууд хэр биелснийг шалгах нэг төрлийн хяналт юм. Ирэх онд хэдий хэмжээний борлуулалттай байхаар таамаглаж байна вэ? Хямрал гээд хэт доогуур төсөвлөж болохгүй. Төсөвтэй холбоотой сануулах зүйл байна:

·         Төсвийг аль болох бодит хүлээлтэнд тулгуурлан боловсруулах нь чухал байдаг.

·         Үйл ажиллагааны болон санхүүгийн зорилтуудтайгаа уялдуулж, илүү нарийвчлан төсөвлөхийг хичээгээрэй.

Дотоод хяналт орших үндсэн шалтгаан бол компанийг эрхэм зорилгодоо хүрэхэд нь туслах явдал.

Гадаад орчны мэдээлэл олж авсан бол

Ажилтнууд компанидаа нөлөөлөх аливаа гадаад мэдээлэл олж авсан бол удирдлагадаа хэлэх хэрэгтэй. Энэ нь хууль, эдийн засгийн өөрчлөлт, компанид нөлөөлөх бусад гадаад хүчин зүйлс юм. Ингэснээр танайх тэрхүү эрсдэлийг давах боломжтой болно. Нөгөө талаас удирдлага ч гэсэн ажилтныхаа компаниа гэж бодож хэлсэн чухал мэдээллийг нь анхаарч сонсох хэрэгтэй.

Оновчтой шийдвэр гаргахын тулд ашиглаж буй мэдээлэл чухал

Та шийдвэр гаргахдаа ямар мэдээлэлд тулгуурладаг вэ? Тэдгээр мэдээлэл нь дараах шинж чанартай байвал илүү оновчтой шийдвэр гаргахад нөлөөлнө.  

Энэ хэрэгтэй мэдээлэл чинь мөн үү? 

Сүүлийн үеийн мэдээлэл мөн үү? (хугацааны хувьд тохирч байна уу?) 

Энэ мэдээлэл зөв үү? 

Танай ажилтнууд бүгд ижил ойлголттой болж чаддаг уу?

Удирдагч таны бусдад тайлбарлан ойлгуулах чадвар хэр вэ? Хүн бүрийн ойлгох, хүлээж авах чадвар харилцан адилгүй. Ажилтнууддаа үүрэг даалгавар өгөхдөө тэд бүгд ижил ойлгож чадсан эсэхийг анхаарч байх хэрэгтэй. Та тэдэнд юунд тэмүүлж, ямар үр дүн хүлээж буйг ойлгуулъя л гэвэл хоёр талаасаа маш сайн ойлголцох нь чухал. Сайн ойлгуулаагүй байж, янз бүрийн юм нэхэх, загнахаа урьтал болгох вий!

Ажилтнуудын гаргасан сайн саналыг урамшуулах нь дотоод хяналтыг сайжруулахад тусална.

Байгууллагын дотоод хяналтыг сайжруулахад ажилтнуудын оролцоо их чухал байдаг. Хамгийн наад зах нь ажилтнуудад ажил сайжруулах талаар санал бодлоо илэрхийлэх боломж олгох хэрэгтэй. Үүний тулд янз бүрийн арга хэрэгслүүдийг ашиглаж болно. Ажиглаад байхад “сайн“ санал гаргасан ажилтныг хамт олны дунд урамшуулдаг компаниуд амжилттай үйл ажиллагаагаа явуулсаар байна. Урамшуулна гэхээр заавал мөнгө өгөхийг хэлэхгүй. 

Дараах урамшууллын хэлбэрүүдээс санаа аваарай.

1.    Компанийнхаа логотой тэмдэглэлийн дэвтэр, аяга, футболка гэх мэт хэрэг болох зүйл өгөх

2.    Гүйцэтгэх захирал, ТУЗ-ын дарга гэх мэт томоохон удирдлагуудтай хоолонд оруулах

3.    Мэргэжлийнх нь номыг өгөх (хэвлэмэл, аудио ном гэх мэт)

4.    Сургалт, дамжаанд суулгах

5.    Тусгай хурал, семинарт оролцуулахаар явуулах

6.    Хөнгөлөлтийн карт, эрхийн бичиг, тасалбар өгөх (фитнес, хими цэвэрлэгээ, үзвэр...)

7.    Цалинтай чөлөө өгөх (хэдэн цагийн)

8.    1 өдөр гэрээсээ ажиллах боломж өгөх

9.    Аялалд явуулах

Түгээмэл ашиглагддаг 10 хяналтын ажиллагаа

1. Ажил үүргийг зааглах (Хөрөнгө хүлээн авах, бүртгэх, төлбөр хийх, хадгалж хамгаалах, шалгах зэрэг ажлуудыг өөр өөр ажилтан гүйцэтгэдэг байх, гол ажлуудаа үр дүнтэй зааглах боломжгүй бол ажлын гүйцэтгэлд тавих хяналтыг хүчтэй болгох)
2. Тайлагнал (компанийн төсөв, гүйцэтгэлийг харьцуулах; бусад мэдээлэл өгөх)
3. Мэдээллийн технологийн хяналт (Компьютер, программ хангамжинд хандах эрхгүй хүмүүст нууц, чухал мэдээллийг ашиглуулахаас сэргийлэх, нууц кодтой болгох, мэдээлэл устахаас хамгаалсан хадгалах хэрэгсэлтэй болох, вирусийн программ)
4. Эрх мэдэл олгох (Удирдлагаас томилогдсон ажилтнууд тодорхой үйл ажиллагааг санаачилж, гүйцэтгэдэг төлөвлөгдсөн хяналтын ажиллагаа)
5. Зөвшөөрөл олгох (удирдлага шалгаад зөвшөөрч гарын үсэг зурах, амаар зөвшөөрөл өгөх)
6. Ажлын гүйцэтгэлийн хяналт (ажил гүйцэтгэх явцыг хянаж, заавар, зөвшөөрөл өгч ажиллах)
7. Хөрөнгийг зөвшөөрөлгүй ашиглуулах, алдахаас хамгаалах
8. Баталгаажуулалт хийх (Үйл ажиллагаа зүй ёсоороо явагдаж байгаа гэдэгт итгэлтэй байх зорилгоор хийдэг хяналтын ажиллагаа)
9. Нотлох баримт бичиг бүрдүүлэх (компанийн түүхэн баримт бичиг болохоос гадна дараагийн үйл ажиллагаанд ашиглагдах боломжтой. Мөн өөрсдөө хийх үнэлгээ, аудитад ашиглагдаж болно. Мөн бодлого, журмыг мөрдүүлэх орно)
10. Төсөл хэрэгжүүлж байгаа тохиолдолд төслийн үе шат бүрт хяналт тавих, зарцуулалтыг нь шалгах/ төслийн удирдлагын дагуу хяналт тавих

Бүтэц зохион байгуулалтаа зураглахын ач холбогдол

Зарим компани бүтэц зохион байгуулалтаа зураглахын ач холбогдлыг тэр бүр мэдэхгүй байх шиг байна. Бүтэц зохион байгуулалтыг ямар нэгэн байдлаар гаргасан байдаг ч бүрэн утгаар нь ашигладаггүй. Ялангуяа гэр бүлийн шинж чанартай бизнес байгуулагдаад олон жил амжилттай үйл ажиллагаа явуулж байгаа ч бүтэц зохион байгуулалтыг ил гаргаагүй тул эрх мэдэл 1 юмуу цөөн хэдэн хүнд төвлөрч шийдвэр гаргах процесс удаашрах, дунд шатны менежерүүд өөрт байх ёстой эрх мэдлийн хүрээнд ажиллах боломжгүй болох зэрэг хүндрэл гардаг. Бүтэц зохион байгуулалтыг зураглах нь бэлгэдэл төдий биш гэдгийг ойлгох хэрэгтэй. 

Компаний хэмжээнд хэн ямар эрх мэдэл, хариуцлагатай байхыг бүтэц зохион байгуулалтын зураг харуулдаг. Ажилтнуудад харьяалах шууд удирдлага хэн болох, хэнд ажлаа тайлагнах, хэн ажлыг нь үнэлэх зэрэг нь эндээс ойлгомжтой болно. Мөн танай байгууллагын талаар мэдээлэл авахыг хүссэн хэнд ч ойлгомжтой байхаар зураглах нь зүйтэй.

Чухал асуудлыг шийдвэрлэхдээ харьяа дээд шатны удирдлагатайгаа шуурхай харилцах боломжтой болгоно. Удирдлагын бодож боловсруулсан бүтэц зохион байгуулалт, эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагын хуваарилалт нь бодит амьдрал дээр таарч байх ёстой буюу компанийн үйл ажиллагаа үүний дагуу явагдаж байх ёстой. Ядаж тэрийг мэдэхийн тулд бүтцээ зураад одоогийн бодит байдалтай таарч байгаа эсэхийг шалгаад үзээрэй.

Компани томрох, бүтэц зохион байгуулалт өөрчлөгдсөн бол зайлшгүй энэ зургаа одоогийн нөхцөл байдалд тохируулан шинэчлэн ажилтнууддаа танилцуулах шаардлагатай.