Албан тушаалын тодорхойлолтонд юу тусгах хэрэгтэй вэ?

Хүний нөөцийн мэргэжилтэн, шинээр ажилд орсон хүндээ хийх ажлыг нь тайлбарласан "Ажлын байрны тодорхойлолт"-ыг уншуулдаг билээ. "Ажлын байрны тодорхойлолт" гэхээсээ илүү "Албан тушаалын тодорхойлолт" гэж нэрлэх нь зүйтэй санагддаг. Албан тушаалын тодорхойлолтонд дараах зүйлсийг оруулбал шинээр орж буй хүн юу хийх ёстойгоо, хийсэн ажлаа хэнд тайлагнах, яаж үнэлүүлэх, ямар баримт бичгийг заавал уншсан байх талаар мэдэж авч, бүх зүйл нь илүү тодорхой болох юм. Үүнд:
1. Тухайн албан тушаалын ангилал, зэрэг (зэрэг, дэвийн талаар)
2. Харьяалагдах алба, хэлтэс
3. Шууд удирдлага нь хэн болох
4. Шууд удирдлагын албан тушаалын ангилал, зэрэг
5. Орлох албан тушаалтан (Чанарын удирдлагын стандарт нэвтрүүлсэн байгууллагын үйл ажиллагаа хүний нөөцөөс болж тасалдах ёсгүй. Өөрөөр хэлбэл, ямар нэг ажил хийхэд тухайн хариуцдаг ажилтан нь өвчтэй байгаад ажилдаа ирээгүй үед ч түүнийг орлох хэн нэгэн заавал байх хэрэгтэй)
6. Тухайн албан тушаалын зорилго
7. Албан тушаалын гол үйл ажиллагаа (Тухайн ажилд орсноор яг юу юу хийхийг энэ хэсэгт тусгана. Хэзээ бэлэн болгосон байх ёстой талаарх хугацааг нь оруулсан ч болно)
8. Үнэлгээ (Ажилтныг хэрхэн үнэлэх талаар оруулна)
9. Тавигдах шаардлага (Ажлын зар дээр ихэнхдээ үүнийг оруулдаг хэдий ч албан тушаалын тодорхойлолтонд тусгаж болно)
10. Албан тушаалын харилцах субьект (Компани дотроо хэн хэнтэй хамтран ажиллах, ямар байгууллагуудтай харилцах талаар оруулна)
11. Ажлын байрны нөхцөл, хэрэгсэл
12. Заавал мөрдөх баримт бичгийн жагсаалт (Тухайн ажилтан ажлаа хийхдээ ямар баримт бичгүүдийг заавал уншсан байх ёстой талаар энд оруулна. Жишээ нь, Хөдөлмөрийн дотоод журам, Хөдөлмөрийн аюулгүй байдал, эрүүл ахуйн заавар, татварын хуулиуд гэх мэт)

Эдгээрийг агуулсан, харахад эмх цэгцтэй байлгах нь чухал шүү.
Албан тушаалын тодорхойлолтыг 2% хийж, гарын үсэг зуруулж баталгаажуулахаас гадна дээд талд нь захирал баталсан, дотоод талд нь хуудасны дугаар, боловсруулсан хүн, огноо, хувилбарын дугаар гэх мэт байх хэрэгтэй.

ISO 9001 стандарт нэвтрүүлсэн туршлага

Манай компани үйлдвэрлэл, худалдааны чиглэлээр үйл ажиллагаа явуулдаг юм. Бид хэрэглэгчидтэйгээ урт хугацаанд хамтран ажиллахын тулд ISO 9001 стандартыг зайлшгүй нэвтрүүлэх шаардлагатай болсон юм. Ингээд ISO төслийн баг гарч, би ахлахаар боллоо. Миний хувьд өмнө нь энэ стандартыг судалж, онлайнаар шалгалт өгч гэрчилгээ авч байсан тул дөхөмтэй байлаа. Эхний ээлжинд ISO 9001 бол олон улсын стандарт, бид гадаадаас гэрчилгээ авах уу, Монголоосоо авах уу гэдгээ шийдэх хэрэгтэй болдийн байна. Одоогоор ISO 9001 –ийг ISO 9001:2008 гэж олон улсад нэрлэж байгаа бөгөөд манайд үүний монголчилсон хувилбар буюу MNS ISO 9001:2010 мөрдөгдөж байгаа юм байна лээ. Өөрөөр хэлбэл, Монголд 2010 онд орчуулагдсан тул MNS ISO 9001:2010 гэж нэрлэх болжээ. Бид олон улсаас гэрчилгээ авахад хараахан бэлэн биш байсан бөгөөд нэгэнт стандарт л болсон хойно Монголоосоо /Стандартчилал хэмжилзүйн газраас/ гэрчилгээ авахаар шийдлээ. ISO төслийн багаараа сургалтуудад хамрагдлаа. Бид төлөвлөгөө гарган, дараах байдлаар компанидаа MNS ISO 9001:2010 нэвтрүүлэхээр ажилласан юм.

1. Хамрах хүрээгээ тодорхой болгох хэрэгтэй байлаа. Өөрөөр хэлбэл, чанарын удирдлагын стандарт нэвтрүүлсэн гэрчилгээг ямар үйл ажиллагаандаа авах вэ? Санхүүгийн тайлагнал, үйлдвэрлэл, худалдаа гээд л компанийхаа бүх үйл ажиллагааг хамруулах уу? Нэлээд ярилцсаны эцэст хамрах хүрээгээ “…үйлдвэрлэх, худалдах” гэж үндсэн үйл ажиллагаагаа л сонголоо. Тэрнээс биш манайх 1 санхүүгийн тайлан гаргадаг, СТОУС-ын дагуу нягтлан бодох бүртгэлээ хөтөлдөг тул санхүүгийн тайлагналыг энд хамруулах шаардлагагүй гэж үзлээ. Ингээд үндсэн үйл ажиллагаа болох үйлдвэрлэл, худалдаатай холбоотой процесс, үйл ажиллагаануудыг авч үзэхээр боллоо. 
2. Баримт бичгүүдийн судалгаа- Одоо компаний хэмжээнд ашиглаж байгаа баримт бичгүүд болон ашиглагдах хуульэрхзүй, бусад барим бичгүүдийн судалгаа хийж, жагсаалт гаргалаа. 
3. GAP analysis- Нэвтрүүлж эхлээгүй байх үеийн GAP analysis хийсэн. Бүх ажиллагсдаасаа судалгаа авсан. 
4. Процессуудыг оновчтой болгох- Үндсэн үйл ажиллагааныхаа одоогийн процессийг судлахаар боллоо. Үүний тулд энэ үйл ажиллагаанд хамаарах бүх ажиллагсдын ажлын зураглалыг өөрсдөөр нь зуруулж авлаа. Мэдээж компьютер дээр ажилладаггүй хүмүүсийн хувьд цаасан дээр зуруулж авах, тэрийг нь тусгай зургийн программ дээр зурах, бүх хүмүүсийн одоогийн процессийн зураглалыг бүрэн гарч дууссаны дараа тус бүр дээр нь болохгүй байгаа хэсгийг нь засч, 1 мөсөн процесс бүрийг оновчтой болгох гэх мэт нэлээд хугацаа шаардсан. 
5. Эрхэм зорилго, зорилт, чанарын бодлого, чанарын зорилт- Хажуугаар нь эрхэм зорилго, зорилтоо оновчтой болгох, чанарын бодлого, чанарын зорилтоо боловсруулах зэрэг ажлуудыг ажлын цагаар болон амралтын өдөр бүх ажиллагсдаараа ярилцаж байж дуусгалаа. 
6. Зохион байгуулалтын бүтцээ боловсронгуй болгож, удирдлагын багтай болсон. Өмнө нь удирдлага гээд 2 хүн байсан бол одоо 5 хүн ярилцаж байж шийддэг боллоо. Яваандаа ТУЗ-тай болсон.
7. Стандартад нийцсэн журам, заавар боловсруулах- Бараг 3 сарын дараа журам боловсруулах ажилдаа орсон доо. Журам, заавар нийлээд 20 орчим л болсон. 
8. Ажиллагсдын албан тушаалын тодорхойлолтыг бүр нарийн, тодорхой болгож, ажиллагсдадаа танилцуулсан. 
9. Чанарын гарын авлага боловсруулах- MNS ISO 9001:2010 нэвтрүүлж байгаа байгууллага баримт бичгийн хувьд журам, заавар зайлшгүй байх ёстой бөгөөд хамгийн гол, цоо шинэ зүйл нь “Чанарын гарын авлага” хэмээх баримт бичгийг боловсруулсан байх ёстой. Бидний хувьд гарын авлага, журам, заавар зэргийг бүгдийг нь төслийн багийн хэдэн хүн л боловсруулсан. Мэдээж зайлшгүй хэрэглэгдэх маягт, бүртгэл гэх мэт баримт бичгүүд байлгүй яахав. Ингээд бүх баримт бичгүүдийг бэлэн болсны дараа кодлох хэрэгтэй болно. Ер нь энэхүү стандарт нь баримт бичгийн хувьд нэлээд нарийн юм байна лээ. 
10. Дотоод аудит хийх- Компаниасаа дотоод аудит хийх хүмүүсийг бэлдэх шаардлагатай болсон тул тухайн ондоо би Стандартчилал Хэмжил Зүйн Газрын (СХГ) ”Чанарын удирдлагын тогтолцоонд дотоод аудит хийх нь” сургалтанд хамрагдсан байсан. Өмнө нь миний хувьд Монголын томоохон компанид дотоод аудитор хийж байсан тул энэ сургалт хэцүү санагдсангүй. Хамгийн өндөр оноог нь авч тэнцэн сертификат авлаа. Сургалт дуусаад ажлынхаа 3 хүнд энэ талаар сургалт явуулж, 1 ёсны дотоод аудиторуудаа бэлдлээ. Манай бичиг баримт бэлэн болсон, удирдлага болон ажиллагсад нэлээн “нүдүүлж”, журмын болон чанарын удирдлагын тогтолцооны янз бүрийн сургалтанд хамрагдсаны эцэст дотоод аудит хийхэд бэлэн болсон юм. Мэдээж би хариуцсан ажилдаа өөрөө аудит хийж болохгүй тул сургасан аудиторуудаараа дотоод аудит хийлгэсэн. 
11. Баталгаажуулалт хийлгэж, гэрчилгээ авах- Төлөвлөгөөний дагуу бол бид дотоод аудит хийсний дараа СХГазарт баталгаажуулалт хийлгэх хүсэлт гаргана гэж байсийн. Даанч бид бас л бэлэн биш байлаа. Энэ ондоо гэрчилгээ авна гэж зорьж, давчуу хугацаанд амжуулахаар төлөвлөснөөс болсон уу, үл тохирол их гарч байлаа. Дахиад л ажиллагсдаа журмын сургалтанд дахин хамруулж, үл тохирлуудаа “арилгаж”, байнгын бэлтгэл хийлгэсний дараа дахин дотоод аудит, GAP analysis хийлээ. Энэ удаад манайхан дажгүй болжээ. Ингээд СХГазарт хүсэлтээ өгч, баталгаажуулалт хийлгэлээ.

Үр дүн нь дажгүй шүү. Манайхан өөрсдөдөө хамаатай баримт бичиг, тэдгээртэй холбоотой нотолгоонуудаа бэлдсэн, ажлаа сайн мэддэг гэдгээ харуулж чадсан.

Ингээд хэд хоногийн дараа СХГазрын гэрчилгээ олгох эсэхийг шийддэг хуралд үр дүнгээ хамгаалах болдог юм байна лээ. Энэ багт янз бүрийн байгууллагын төлөөлөл багтсан байсан. Биднээс яагаад ISO 9001 авах гээд байгаа, үүнийг нэвтрүүлснээр ямар ач холбогдолтой талаар асууж байсан. Тэд тэр дороо ил санал хураалт явуулж, гэрчилгээ олгох эсэхийг шийддэг юм байна. Биднийг 100% санал нэгтэйгээр дэмжиж гэрчилгээ олгох болсон. Дараа 7 хоногт нь гэрчилгээгээ гардан авсан.

Бид нэвтрүүлээд удаагүй байгаа ч гэсэн томоохон харилцагчийнхаа үнэлгээнд өндөр оноотой тэнцэж, бүх зүйлс тодорхой болж, үйл ажиллагаа маань улам сайжирсаар байна.

Нэгэнт гэрчилгээ авсны дараа сайжруулалтаа байнга хийж, жил бүр дахин аудит хийлгэх ёстой юм байна лээ. Манайх цомхон компани тул энэ жилжингээ нэвтрүүлсээр ондоо багтаан гэрчилгээ авч чадсан. Хэрэв үйл ажиллагаа нь өргөн хүрээтэй, олон ажиллагсадтай компаний хувьд энэ стандартыг нэвтрүүлэхэд доод тал нь 1,5- 2 жил болох байх.

ISO 9001 гэж юу вэ?

ISO 9001 буюу MNS ISO 9001:2010 чанарын удирдлагын стандарт нь байгууллагын үйл ажиллагаа чанартай явагддагийг илэрхийлдэг. Энэ нь бүтээгдэхүүний стандарт биш. Хэрэглэгчдээ сэтгэл ханамжтай байлгахад бүх анхаарлаа хандуулдаг бизнес л амжилттай явдаг билээ. Үүнийг чанарын удирдлагын стандарт нэвтрүүлсэн байгууллага дээр харж болно. Ийм байгууллага нь товчхондоо бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ нь хэрэглэгчдийн шаардлагад нийцдэг, хэрэглэгчдээ сэтгэл ханамжтай байлгахын төлөө ажилладаг, хамгийн гол нь үйл ажиллагаагаа тасралтгүй сайжруулдаг гэсэн үг.